润滑油招商会之：工作流程及会场秩序

招商会就像踢足球，是个整体运动，但经常出现三个和尚没水喝的现象，因为大家都有个依靠，工作交叉的地方又很多，分工很重要，也就是会议的总指挥至关重要，而他的重要就体现在分工的科学把控和过程查漏补缺。
1、工作流程：确定会场后，每个人的职责和工作范畴列出明细，比如接待有哪些动作，会场要做什么等，这样就不会出现忙中出错。
会议物资明细表上要列明存放地点，尤其是礼品数量、产品展示等，都要安排好，尤其电脑、摄像、文档等都要检查。
会务组房间外，最好安排一个专门与客户沟通的房间，方便公司领导层和客户单独沟通或小聚，也方便会务组开碰头会。
客户提出的问题在第一时间解决，即使不是自己的业务范围，也不能说你去找某某，而是帮客户联系后，带客户找或请人过来，解决不了的要向上级反映，不能隐瞒不报或越权处理。

建立会务组群，不要设置成免于提醒；参会的客户和接待小组也建个群，方便联系沟通，也能及时传递信息。
2、会议签到：签到登记处环境整洁，便于来宾登记，不要摆放无关物品，比如矿泉水、快餐盒、充电宝什么的，礼品、资料袋等放在桌子下面，或背景墙后面。
来宾到达时热情接待，最好用电脑来签到登记，可以问客户手机号后四位，方便查询，备注上房间号，便于有急事联系。
发放资料袋是，要说明里面装的内容，尤其是嘱咐让其观看《会议须知》，不明处在微信群或给对应的销售发消息。
客户要由销售负责将来宾送入客房，主动帮助来宾提行李，如客房内已有客人要主动做介绍，客户如果还没有用餐，最好安排外卖，这样，就可以在等待是时间里，把会议内容尤其是订货政策提前告知，正确达成意向。
接待处人员轮流用餐，确保岗位始终有人，在登记工作较少的情况下可以考虑轮流休息，确保旺盛的工作精力。
3、接站流程：检查接站所用物品：接站牌、《接站人员一览表》等，客户抵达前10分钟左右给客户发信息确认，告知客户接站位置。
如出现晚点应耐心等候，在无接任务时注意自行安排休息，但是要保证随叫随到，接到来宾应热情主动的协助其提行李，合理安排行车路线，如遇塞车现象应及时向会务组反映情况、若客人要求办私事或去其他地点，要告知会务组。
4、会场安排：在会议前一天检测会场设备：麦克风、投影仪、电脑、幕布、白板、白板笔、灯光、音响、空调等，如果是下午的会议，上午就要检测。
预留摄像机位，一般在主席台的正对面，尽量减少人员走动对摄像效果的影响。
安排来宾从前向后坐，如来宾中有熟人，可将其穿插安排在每排中间，帮助我方调节会议气氛，如：带头鼓掌，向授课人点头示意等。
如果是冬天要安排热水，可以放在会场后部，夏天，摆放矿泉水即可，尽量不要让服务员提供茶水，走动倒水影响授课人的情绪和聆听效果。
中场期间或下午，人们疲劳容易瞌睡，可以安排抽奖活动，或互动提问。
5、分享内容：会前10天准备好授课内容，期间需要修改订正要及时跟新，可以用同步软件或共享文档，每次更改都注明时间，避免错误。
课件要提前2天把交给会务组，现场看是否有问题，比如切换、色差上是否有问题，也要看激光笔是否有电，按键是否准确。
电脑也需测试音响，最好配转换接口，上网是否流畅。有条件的情况下做遍彩排演练，确保授课无误。
授课前充分休息，调整状态，保证最佳授课状态。如果要特约嘉宾，一定要提前一天抵达，避免当天来了就分享，疲惫状态下会词不达意。
在熟练后，一场招商会基本就这几个人：财务收银1人，主持内勤1人，接待签到2人可以由销售兼职，机动人员则是领导和相关销售，费用可控。